Dokumente / Erklärungen

Der Belegscan, die diversen Nachweisdokumente, Vertragsunterlagen usw. werden weitestgehend am Ort der strukturierten Datenerfassung hochgeladen. Dokumente müssen einzeln hochgeladen werden und dürfen jeweils max. 30MB groß sein.

Alle weiteren, belegübergeordnete bzw. allgemeine Dokumente werden und der Registerkarte Dokumente Projektträger hochgeladen.

Dokumente Projektträger

Hier werden alle Belegübergreifenden Dokumente hochgeladen. Vor Einreichung der Abrechnung können diese Dokumente bearbeitet bzw. heruntergeladen und gelöscht werden.

Alle Pflichtdokumente sind mit * gekennzeichnet und müssen unterzeichnet als PDF hochgeladen werden.

Belegaufstellung

Projektliste

Selbsterklärung

Formular Bankverbindung (leeres Formular ist auf der FPAK-Supportseite herunterladbar)

Folgende Dokumente/Listen werden automatisch als PDF in die Registerkarte „Dokumente /Erklärungen“ hochgeladen:

Checkliste

PK Zusammenfassung (falls vorhanden)

Stundenaufstellung (falls vorhanden)

Soll-Ist-Vergleich

Dies gilt für jeder Partnerorganisation. In der Dokumentenliste wird zusätzlich eine Spalte mit dem Kürzel der Partnerorganisation dargestellt.

Die hochgeladenen Dokumente werden automatisch in die „Bibliothek“ verlinkt.

Alle Felder mit * sind Pflichtfelder.

Dokumententitel

Die Dokumententitel des Fördernehmers werden beim Hochladen mit PT_ vorangestellt ergänzt. Wenn kein Titel eingegeben wird, so wird der Dateiname als Titel übernommen.

Projektliste

Der Button zur Erzeugung der Projektliste befindet sich in der Hauptfunktionsleiste der Berichte. Förderprojekte, die in FPAK vorhanden sind, werden automatisch in die Projektliste übernommen. Förderprojekte, die nicht in FPAK erfasst sind, müssen manuell in der Projektliste (Excel) hinzugefügt werden.

Für Partnerorganisationen soll die Projektliste ohne automatische Befüllung durch das System zur Verfügung stehen.

Die Projektliste muss unterschrieben im Reiter Dokumente / Erklärungen hochgeladen werden.

Checkliste

Das Onlineformular wird bearbeitet, ausgefüllt, gespeichert und freigegeben. Die Checkliste muss nicht unterschrieben hochgeladen werden.

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Selbsterklärung

Das Onlineformular wird bearbeitet, ausgefüllt, gespeichert und freigegeben.

Nach der Freigabe muss die Selbsterklärung als PDF gespeichert, unterschrieben und im Reiter Dokumente Projektträger wieder hochgeladen werden.

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Wichtig für die Bearbeitung der Formulare: Da dies einige Zeit in Anspruch nehmen kann oder zwischendurch ein Wechsel zu einer anderen Registerkarte stattfinden kann, empfiehlt es sich, immer wieder mit Klick auf OK zwischenzuspeichern! Wenn parallel eine zweite Registerkarte zum Arbeiten benötigt wird, empfiehlt es sich, diese mit einem Klick auf das Mausrad zu öffnen.

Belegaufstellung

Die Belegaufstellung listet alle erfassten Sachkostenbelege der eigenen Organisation (einzureichende Version) mit eigenen relevanten Informationen sowie die Summen für die erfassten Personalkosten und Pauschalgemeinkosten und etwaige Einnahme auf. Sie wird mit Klick auf Belegaufstellung (einzureichende Version) in der Metafunktionsleiste als PDF ausgegeben.

Nach der Zusammenführung von Kosten in die kumulierte Belegaufstellung der führenden Förderorganisation ist in der Belegliste anhand einer speziellen laufenden Nummer ersichtlich, welche Belege von welcher Partnerorganisation stammen. Diese Nummer setzt sich aus: der Kurzkennung der Partnerorganisation, der Nummer der laufenden Teilabrechnung und der laufenden Belegnummer der jeweiligen Partnerorganisation zusammen. In der Spalte Kooperationspartner bzw. Dienststelle wird die Partnerorganisation dargestellt