Erfassung der Belegdaten

Belegdaten erfassen
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Arbeitszeiterfassung

Zunächst ist im Personalkostenabrechnungsblock das Jahr und Monat zu wählen für welches die Daten eingegeben werden sollen. Grundsätzlich werden die Daten pro Monat eingetragen. Es gibt aber auch die Möglichkeit die Arbeitszeit und die Kosten pro Kalenderjahr zu erfassen.

Nach Eingabe der Daten im Personalkostenabrechnungsblock, wird eine oder mehrere Zeilen im Zeiterfassungsblock generiert. In diesem sind die Leistungsarbeitszeit LAZ*, Projektarbeitszeit PAZ* einzugeben. Für ein IWB EFRE Projekt muss die Monatsarbeitszeit pro Arbeitspaket(e) eingetragen werden, sofern dies durch die Fördermaßnahme vorgegeben wird.

Leistungsarbeitszeit LAZ*

Die Leistungsarbeitszeit sind die Stunden, in denen tatsächlich gearbeitet wurde (ohne Urlaubs- und Krankenstandstage, usw. )

Projektarbeitszeit PAZ*

Die Projektarbeitszeit sind die Stunden, in denen für das abzurechnende Projekt gearbeitet wurde. Bei der Abrechnungsmethode 100%-Istkosten erfolgt keine Arbeitszeiterfassung.

Monate mit 0 Leistungsstunden (z.B. bei längerer Krankheitsbedingter Abwesenheit) müssen grundsätzlich auch erfasst werden. Inhaltliche Informationen zur Erfassung von Personalkosten bei Personen mit Unterbrechung des Dienstverhältnisses oder längerem Krankheitsbedingten Abwesenheiten holen sie Bitte grundsätzlich direkt bei Ihrer zuständigen FLC Stelle ein

Personalkostenabrechnung auf Jahresbasis

Bei der Personalkostenabrechnung auf Jahresbasis wird nur eine Zeile für den Abrechnungszeitraum im Kalenderjahr eingetragen. Das Monat kann frei gewählt werden, es empfiehlt sich allerdings das letzte Monat des Abrechnungszeitraums zu wählen. In diesem einen Monat werden die Stunden des gesamten Jahres eingetragen.

Lohnnebenkosten

Bei der Abrechnungsmethode nach Ist-Kosten, können die Lohnnebenkosten automatisch auf Basis aktueller Lohnnebenkostensätze pro Dienstverhältnis berechnet werden.

Hinterlegung Lohnnebenkostensätze in den Organisationsstammdaten

Im Zuge des Projektantrags können die Lohnnebenkostensätze im Formular Lohnnebenkostensätze bekanntgegeben werden. Diese werden von den FPAK-Admins in den Organisationsstammdaten hinterlegt. Die Lohnnebenkostensätze werden in der Personalkostenabrechnung automatisch je nach Gültigkeitszeitraum angewendet.

Wartungstabelle im Beleg

In der Personalkostenabrechnung steht für den Projektträger pro abzurechnender Person eine wartbare Lohnnebenkostentabelle zur Verfügung.

Sind die Lohnnebenkostensätze in den Organisationsstammdaten hinterlegt können sie in die Tabelle übernommen und dann akzeptiert, bearbeitet oder gelöscht werden.

Sind keine Lohnnebenkostensätze in den Organisationsstammdaten hinterlegt, können hier Sätze eingetragen werden.

Die Lohnebenkostensätze laut Wartungstabelle sind pro Kalenderjahr gültig. Bei einer Kalenderjahr übergreifenden Abrechnung muss für jedes Kalenderjahr eine Personenbelegzeile angelegt werden.

keine Erfassung der Lohnnebenkostensätze

Bei Verwendung der Abrechnungsmethoden mit hinterlegtem Stundensatz (1720 Stundenteiler oder Standardeinheitskosten) werden keine Lohnnebenkostensätze hinterlegt bzw. die Lohnnebenkostenbeträge automatisch berechnet.

Bei der Abrechnungmethode nach Ist-Kosten kann statt der automatischen Berechnung des Lohnnebenkostenbetrages dieser auch frei eingegeben werden.

Abrechnungsmethoden

Istkosten

Istkosten mit Stundensatzabrechnung

In der Belegzeile wird nach Jahr und Monat wird das Beschäftigungsverhältnis ausgewählt. Danach erfolget die Eingabe des Bruttolohns und der Sonderzahlung. Bei hinterlegten Lohnnebenkostensätzen werden die Lohnnebenkosten LNK auf Basis des Beschäftigungsverhältnisses automatisch berechnet.

Bei Abweichung des automatisch berechneten Lohnnebenkostenwertes zum Betrag laut Lohnkonto kann in der Spalte Lohnnebenkosten Korrektur LNK-Korr. der Differenzbetrag eingegeben werden (z.B.: Auflösungsabgabe, U-Bahnsteuer oder BVK). In der Spalte Begründung LNK Korrektur wird eine Begründung der Korrektur erfasst.

Weiters müssen gegebenenfalls die Spalten Zukunftssicherung Zukunftss. und individuelle Personalkostenförderung indiv. Personalkostenf. befüllt werden. Die Zukunftssicherung ist nur dann einzugeben, wenn diese im angegebenen Bruttolohn enthalten ist. Die Eingabe ist in diesem Fall mit positiven Vorzeichen vorzunehmen. Die individuelle Personalkostenförderung ist z.B.: ein Personalkostenzuschuss für einzelne Mitarbeiter*innen durch das AMS.

Auf Basis der Einträge erfolgen die Berechnungen für den Gesamtlohn, des Stundensatzes und der Errechneten Personalkosten. In der Spalte Korrigierter Einreichbetrag Korr. Einreich-Betrag kann ein von den errechneten Personalkosten abweichender Einreichbetrag eingegeben werden.

In der Zusammenfassung der Abrechnung pro Kalenderjahr setzt sich die Summe des korrigierten Einreichbetrages aus den einzelnen korrigierten Einreichbeträgen zusammen. Steht in der Spalter Korr. Einreich-Betrag der Wert 0, so wird der Err. Einreich-Betrag für die Berechnung übernommen. Außerdem kann hier auch der Korrekturgrund eingetragen werden.

Der berechnete Stundensatz muss ein Jahresstundensatz sein. Daher erfolgt die Berechnung mit jedem hinzukommenden Monat dynamisch auf Basis von kummulierten Werten. Durch die dynamische Anpassung des Stundensatzes, ändern sich auch laufend die Errechn. PK. Daher empfiehlt es sich die Korrektur des Einreichbetrages erst nach dem Ende aller Eintragungen eines Kalenderjahres durchzuführen.

Die Personalkostenberechnung kann auch ohne hinterlegte Lohnnebenkostensätze durchgeführt werden. In diesem Fall wird in der Spalte Lohnnebenkostenkorrektur LNK der Lohnnebenkostenbetrag laut Lohnkonto eingetragen und in der Spalte Lohnnebenkosten Korrektur LNK-Korr. ein entsprechender Hinweis angegeben.

Wenn man im Bearbeitungsmodus in die Zeile der Spalten Ø Std.-Satz, Gesamtlohn oder Errechn. PK klickt, so erscheint ein Pop-up Fenster auf welcher Basis die Werte berechnet werden.

Istkosten mit 100% Beteiligung

Bei der Istkosten-Abrechnung mit 100% Beteiligung wird die gesamte Arbeitszeit dem Projekt zugeordnet und daher werden die gesamten Personalkosten der Person eingereicht. Bei dieser Abrechnungsmethode wird kein Stundensatz berechnet.

In der Belegzeile wird nach Jahr und Monat das Beschäftigungsverhältnis ausgewählt. Danach erfolgt die Eingabe des Bruttolohns und der Sonderzahlung. Bei hinterlegten Lohnnebenkostensätzen werden die Lohnnebenkosten LNK auf Basis des Beschäftigungsverhältnisses automatisch berechnet.

Bei Abweichung des automatisch berechneten Lohnnebenkostenwertes zum Betrag laut Lohnkonto kann in der Spalte Lohnnebenkosten Korrektur LNK-Korr. der Differenzbetrag eingegeben werden (z.B.: Auflösungsabgabe, U-Bahnsteuer oder BVK). In der Spalte Begründung LNK Korrektur wird eine Begründung der Korrektur erfasst.

Weiters müssen gegebenenfalls die Spalten Zukunftssicherung Zukunftss. und individuelle Personalkostenförderung indiv. Personalkostenf. befüllt werden. Die Zukunftssicherung ist nur dann einzugeben, wenn diese im angegebenen Bruttolohn enthalten ist. Die Eingabe ist in diesem Fall mit positiven Vorzeichen vorzunehmen. Die individuelle Personalkostenförderung ist z.B.: ein Personalkostenzuschuss für einzelne Mitarbeiter*innen durch das AMS.

Auf Basis der Einträge erfolgen die Berechnungen für den Gesamtlohn und der Errechneten Personalkosten. In der Spalte Korrigierter Einreichbetrag Korr. Einreich-Betrag kann ein von den errechneten Personalkosten abweichender Einreichbetrag eingegeben werden.

In der Zusammenfassung der Abrechnung pro Kalenderjahr setzt sich die Summe des korrigierten Einreichbetrages aus den einzelnen korrigierten Einreichbeträgen zusammen. Steht in der Spalter Korr. Einreich-Betrag der Wert 0, so wird der Err. Einreich-Betrag für die Berechnung übernommen. Außerdem kann hier auch der Korrekturgrund eingetragen werden.

Die Personalkostenberechnung kann auch ohne hinterlegte Lohnnebenkostensätze durchgeführt werden. In diesem Fall wird in der Spalte Lohnnebenkostenkorrektur LNK der Lohnnebenkostenbetrag laut Lohnkonto eingetragen und in der Spalte Lohnnebenkosten Korrektur LNK-Korr. ein entsprechender Hinweis angegeben.

Wenn man im Bearbeitungsmodus in die Zeile der Spalten Gesamtlohn oder Errechn. PK klickt, so erscheint ein Pop-up Fenster auf welcher Basis die Werte berechnet werden.

Istkosten-Abrechnung mit fixem Stundenteiler 1720 / Personalkostenabrechnung mittels Standardeinheitskosten

Für beide Abrechnungsmethoden muss ein Stundensatz außerhalb von FPAK auf Basis von FLC Vorgaben kalkuliert werden. Daher werden beide Methoden in Bezug auf die Bedienung in FPAK hier gemeinsam behandelt, auch wenn es zwei unterschiedliche Abrechnungsmethoden sind.

Der im voraus kalkulierte Stundensatz wird in den Personendaten hinterlegt und in der Personalkostenabrechnung automatisch für die Berechnung der Personalkosten herangezogen.

Es müssen nur die geleisteten Stunden in der Leistungsarbeitszeit LAZ und der Projektarbeitszeit PAZ eingetragen werden. In den Feldern Bruttolohn, Sonderz., LNK, LNK-Korr., Zukunftss. und Gesamtlohn muss 0 eingetragen werden um eine automatische Berechnung durchführen zu können. Die indiv. Personalkostenf. muss mit N beantwortet werden.

Eine Stundensatzänderung darf erst nach der Einreichung einer laufenden Abrechnung durchgeführt werden. Im Falle einer Kalenderjahr-Übergreifenden Abrechnung und einer Änderung des Stundensatzes per 1.1., muss darauf geachtet werden, dass die Erfassung der Personalkostenabrechnung für das Erste Kalenderjahr inhaltlich abgeschlossen ist ehe der Stundensatz in den Personendaten geändert wird. In welchem Rahmen eine Änderung des Stundensatzes möglich ist, muss die zuständige FLC kontaktiert werden.

Kalenderjahr-Übergreifende Abrechnung

Wenn der Abrechnungszeitraum mehr als ein Kalenderjahr umfasst, muss in der Personenübersicht pro Person je ein Beleg pro Kalenderjahr angelegt werden.