Sachkosten

Über die Registerkarte Sachkosten sind sowohl Sachkosten als auch externe Dienstleistungen auf Rechnungsbelegbasis einzugeben. Die Zuordnung einer genehmigten Kostenart erfolgt im Beleg direkt.

Sachkostenübersicht

Mit den Pfeiltasten können die Sachkosten in den jeweiligen Spalten sortiert werden und es kann nach

Abrechnungsnummer und Belegnummer

fortlaufende Belegnummer - wird vom System vergeben sobald der Beleg gespeichert wird und damit in der Sachkostenliste dargestellt wird.

Kooperationspartner

VSt-Abzg.Ber.

BS

Das B in der Spalte BS steht für Belegscan. Der Buchstabe ist grün unterlegt, sobald die Nachweise hochgeladen sind (Visuelle Kontrolle)

ZN

Das Z in der Spalte ZN steht für Zahlungsnachweis. Der Buchstabe ist grün unterlegt, sobald die Nachweise hochgeladen sind (Visuelle Kontrolle)

Split

Int. Buchungs-Nr.

Kostenart

Rg.Nr. Lieferanten

Leistungsbeschreibung

Rg.Nr-LegerIn

Rg.-Datum

Rg.-Betrag Brutto

Datum der Zahlung

Erfassung eines neuen Sachkostenbelegs

Der Buchungscode, die Bankkonten für Belegzuordnung als auch Bankkonten für Förderzahlungen müssen vor Beginn der Sachkostenbeleg-Erfassung ausgefüllt und freigegeben sein.

Durch klick des Buttons neu in der Sachkostenübersicht, öffnet sich die Maske zur strukturierten Erfassung sämtlicher relevanter Informationen den Ausgaben-Beleg (im Normalfall Eingangsrechnungen) betreffend.

Mit der nachfolgenden Eingabemaske können verschiedene Belegarten erfasst werden (ungeteilte Lieferanten-Eingangsrechnung, Eingangsrechnung mit Aufteilung auf mehrere Positionen (Splitting), AfA (Abschreibung von Anlagen)).

Die mit * gekennzeichneten Datenfelder sind Pflichtfelder

Zahlenformat: Zahlen sind immer ohne Tausender-Punkt und Dezimalstellen mit „,“ als Komma einzugeben.

Weiße Felder sind Eingabefelder

Graue Felder werden automatisch vom System befüllt.

Bei bestimmten Eingaben werden weitere Eingabefenster eingeblendet

Vorlage

möchte man den Beleg als neue Vorlage speichern, setz man das entsprechende Häckchen und vergibt einen Vorlagen Namen ein

Für die Verwendung einer Beleg-Vorlage kann diese hier hereingeladen werden.

Im Ausgangsbeleg für eine Belegvorlage wird nach Speicherung der Vorlagenname nicht mehr angezeigt.

Inhaltliche Metadaten

Mittels Radiobuttons muss ausgewählt werden, ob der Beleg auf einem Rahmenvertrag/einer Vertragsgrundlage basiert oder nicht. Auf alle Fälle muss ab einem aktuell festgelegten Netto Rechnungswert über € 5000,- eine Vertragsgrundlage angelegt werden.

Wenn der Netto Rechnungswert über € 5000,- liegt, wird der Hinweis auf die Notwendigkeit der Vertragsgrundlage in roter Schrift eingeblendet

wenn dabei der Radiobutton basiert nicht auf einer Vertragsgrundlage ausgewählt wurde, so wird nach Klick auf OK eine Fehlermeldung zur Auswahl/Anlage einer Vertragsgrundlage angezeigt und der Beleg kann vorerst nicht gespeichert werden.

Basiert der Beleg auf einem Rahmenvertrag, so öffnets sich rechts ein Fenster zur Auswahl des zugehörigen Rahmenvertrages. Siehe Werk-/Rahmenvertrags.

Hinweis: Sollte in der eingereichten Abrechnung die Zuordnung nicht (weil in der Auswahlliste im Beleg nicht angehakt oder nicht korrekt erfolgt sein, kann dies im Zuge einer FLC-Prüfung zurückgespielt werden. In diesem von der FLC veranlassten Fall darf die Förderorganisation im Überarbeitungs-Status den korrekten Vertrag anhaken.

Die Auswahlliste Lieferant wird von der Lieferantenverwaltung gespeist. Mit dem blauen Pfeil kann man zur Lieferantenanlage wechseln und einen neuen Lieferanten anlegen.

Handelt es sich um einen Splitbeleg, ist das Häckchen zu setzen. Bei den Monetären Metadaten gehen weitere Felder auf und der Button Neue Split-Position anlegen erscheint am Ende

Projektträger ist Rechnungsempfänger abwählen, falls der Begünstigte nicht Rechnungsempfänger ist

Monetäre Metadaten

Die Zahlungsdaten des Beleges

Beim Zahlungstyp Bank-Ausgang öffnet sich auf der rechten Seite das Fenster Zahlungsnachweis

Der Zahlungsnachweis kann entweder über die

die integrierte Verwaltung der Kontoauszüge Kontoauszugsverwaltung oder

durch einfachen Dokumentenupload Manueller Zahlungsnachweis erfolgen

Zur Kontoauszug-Anlage Link zum Anlegen eines Kontoauszuges

Position

Eingabe des Bruttorechnungsbetrag und des USt-Satzes-> Nettobetrag wird automatisch berechnet, ebenso die Netto und Bruttobeträge abzüglich Skonto.

Die Auswahl eines Arbeitspaketes ist verpflichtend, wenn dies in der Kofinanzierungszusage verpflichtend festgelegt wurde. Die laut Kofinanzierungszusage auswählbaren Arbeitspakete sind in FPAK hinterlegt.

Es ist eine zum Beleg zutreffende Kostenart auszuwählen. Die laut Kofinanzierungszusage genehmigten Kostenarten sind in FPAK hinterlegt

Einreichbetrag In FPAK ist der Vorsteuerstatus einer Organisation hinterlegt (wird im Kopfbereich der Seite als „Vorsteuerabzugsberechtigung ja/nein angezeigt) Dieser Status steuert ob der Brutto oder Nettobetrag automatisch als Einreichbetrag übernommen wird.

Gutschriften werden als Minusbeträge eingegeben.

Für die Eingabe der Umsatzsteuer stehen in der Auswahlliste auch Sonderfälle zur Verfügung. Z.B. für abweichende Prozentsätze wählen Sie manuelle USt% aus und können im rechten Nachbarfeld den %-Satz eingeben.
Ein anderer Fall wäre, wenn auf dem Rechnungsbeleg verschiedene USt-Steuersätze und ein Gesamt-Nettobetrag aufscheinen, so kann nach Rücksprache mit Ihrer FLC Stelle dieser Rechnungsbeleg als ein Beleg eingereicht werden. Für die Eingabe des Gesamt Nettobetrags ist im Feld UST Manuelle Netto-Eingaben auszuwählen und der Betrag kann dann im Feld Netto erfasst werden.

Inhaltliche und monetäre Metadaten sowie Positionsdaten sollten vor dem hochladen der Nachweisdokumente gespeichert werden. Im Hintergrund laufen verschieden Prüfläufe. Eventuelle Eingabefehler werden gemeldet und müssen korrigiert werden, ehe die Daten mit einem erneuten Klick auf OK tatsächlich gespeichert werden.

Beleg-Splitting

FPAK bietet die Möglichkeit von Belegsplitting an, d.h. eine Rechnung kann in mehrere Teil-Belege aufgeteilt werden - aufgrund von unterschiedlichen Zuordnungen von Positionen/Teilbeträgen zu einem anderen/keinem Projekt, zu einer anderen Abrechnung, zu einem anderen Arbeitspaket. Bei Bedarf bitte Rücksprache mit der FLC-Stelle halten.

Sobald in den inhaltlichen Metadaten Split ausgewählt wird, erscheint ein zusätzlicher Button Neue Splitposition anlegen am Ende der Eingabemaske.

Beim Bruttobetrag ist der Betrag laut der Eingangsrechnung einzugeben

Die Auswahl sonstige Projekte ist nur dann zu wählen, wenn nur ein Teilbetrag des Rechnungs- bzw. Zahlungsbetrages für das abzurechnende Projekt einreichfähig ist. Der Restbetrag muss als Sonstige Projekte eingetragen werden.

Prüfsumme

Zunächst wird in den monetären Metadaten nur der Bruttobetrag eingegeben. Auf Basis der Eingabe der Brutto-Teilbeträge in den Positionen und den daraus automatisch errechneten Nettobeträgen summiert das System die Nettobeträge und weist sie als Prüfsumme aus. Wenn die Prüfsumme mit der Nettobetragssumme der Originalrechnung übereinstimmt, kann der Betrag im Feld Netto Betrag erfasst werden.

Was tun bei einer Differenz der Prüfsumme zur Nettobetragssumme der Originalrechnung (Rundungsdifferenz)?

In diesem Fall ist in einer der Positionen beim Feld USt die Manuelle Netto-Eingabe zu wählen und im Feld der Netto der Nettobetrag lt. Originalrechnung einzutragen. Die Prüfsumme sollte dann der Nettobetragssumme der Originalrechnung entsprechen.

Was tun bei Belegsplitting mit Skontoabzug?

Eintrag des Bruttobetrags

Eintrag des Skonto - maximal 3%

bei den Positionen

Eintrag des Bruttobetrags und der USt.

Netto, Brutto (-Skonto), Netto (-Skonto) werden automatisch berechnet

Sollte es zu einer Differenz in der Prüfsumme kommen bitte wie oben beschrieben vorgehen.

In der Schkostenübersicht (und der daraus erzeugten Belegaufstellung) wird jede Splitposition als eigene Belegzeile mit einer eigenen Belegnummer dargestellt

Kopieren von Belegen

Sachkosten Belege können innerhalb einer Abrechnung kopiert werden. Der kopierte Beleg wird ans Ende der Sachkosten-Übersicht gereiht. Nachweisdokumente, Zahlungsnachweis und Vertragsauswahl werden nicht mitkopiert.

Ein Splitbeleg kann ebenso kopiert werden. Der kopierte Beleg enthält alle Splits des Ausgangsbelegs.

Beim Kopieren von Splitbelegen werden Splitpositionen, die anderen Projekten/anderen Abrechnungen zugeordnet wurden nun im duplizierten Ausgangsbeleg ohne die ursprünglich zugeordnet Abrechnung kopiert (d.h. im kopierten Beleg ist das Eingabefeld für die Abrechnung defaultmässig auf nicht ausgewähltgesetzt und kann ggf. im duplizierten Ausgangsbeleg auch gelöscht werden. Diese Splitpositionen selbst werden nicht dupliziert dargestellt - weder in der Ausgangs-Abrechnung noch in er anderen Abrechnung.

Im Zuge der Einreichung von eben dieser Abrechnung wird geprüft, ob es Splits gibt, die über eine fehlende Abrechnungsinformation verfügen.

Rückgestellte Belege können nicht kopiert sondern nur bearbeitet oder gelöscht werden.

Eine mehrmalige Anlage/Speichern von Sachkosten Belegen (auch Reisekostenbelegen) über die Kopierfunktion mit gleichem Lieferanten, gleichem Rechnungsdatum, gleichem Rechnungsbetrag und gleichem Zahlungsdatum ist nicht möglich. Bei der Einreichung wird im Hintergrund geprüft, ob in der Abrechnung Eingangsrechnungen vorliegen. bei denen diese 4 Angaben in Kombination gleich sind. In solch einem Fall wird eine Warnung eingeblendet.

Die Zuordnung zu einer Abrechnung eines anderen Projektes müssen die bearbeitenden Personen in beiden Projekten als Abrechner*in oder Projektleiter*in berechtigt sein, um den Beleg im anderen Projekt bearbeiten zu können.

AfA-Beleg

Nach der Eingabe der Rechnungsdaten des Anlagegutes ist bei der Position das Häkchen bei Afa zu setzen. Damit werden die AfA-relevanten Felder eingeblendet.

Für die automatische Berechnung der Abschreibung für Anlagen ist die jeweilige Nutzungsdauer lt. Richtlinie des BMF Österreich/Deutschland in FPAK hinterlegt. Diese wird zur Berechnung des Einreichbetrages herangezogen.

Der Einreichbetrag kann überschrieben werden - z.B. wenn das Anlagegut bereits früher aktiviert wurde und in der vorangegangenen Abrechnung und der Berichtsperiode kein AfA-Beleg eingereicht wurde.

Wird die AfA in mehreren Abrechnungen geltend gemacht, so kann der erste AfA Beleg als Vorlage gespeichert werden. Dazu neue Vorlage speichern anhaken und unter Vorlage-Bezeichnungeinen Namen vergeben mit dem der Beleg wieder gefunden werden kann. Die Afa Belegvorlagen werden nicht automatisch in andere Abrechnungen übernommen, sondern sie müssen in einen neuen Beleg hineingeladen werden (siehe auch unter Belegvorlagen.

Wird die Anlage nicht ausschließlich in diesem Förderprojekt genutzt so muss der Bruttobetrag aliquotiert und ein Splitbeleg angelegt werden. Erfolgt die anderweitige Nutzung im laufenden Betrieb und/oder vor/nach dem Projektzeitraum, so wird der restliche Bruttowert als zweiter Splitbeleg für Sonstige Projekte eingetragen. Erfolgt die anteilige Nutzung in einem zweiten, mehr oder weniger zeitgleichem Förderprojekt, so wird im zweiten Splitbeleg der zweite aliquotierte Bruttowert dem anderen Projekt zugeordnet.

Ist eine Organisation Vorsteuer abzugsberechtigt wird die Afa vom Nettowert berechnet.

Bei von der Richtlinie abweichender Nutzungsdauer für ein Anlagegut in der Organisation ist der FPAK-Support zu kontaktieren.

Rückgestellte Belege

Im Prüfergebnis einer Abrechnung kann die FLC bei vorliegen von Mängeln einen Beleg zur Gänze (= in der Höhe des eingereichten Betrages) oder mit einem Teilbetrag (verbunden mit einer Anerkenntnis eines Teilbetrages des eingereichten Betrages) rückstellen. Das bedeutet, dass ein entsprechend markierter Beleg im System in die nachfolgende oder in eine spätere Abrechnung (je nachdem, welche Abrechnung von der FLC ausgewählt wurde) verschoben und dort wiedervorgelegt wird. Die Projektorganisation kann somit einen rückgestellten Beleg (Sachkosten, Personalkosten) mit Behandlung des Mangels in einer nachfolgenden Abrechnung nochmals einreichen. Der rückgestellte Beleg weist eine Begründung, den anerkannten Betrag und den noch einreichbaren Betrag auf.

Dem Abrechner werden bei Teilrückstellungen (d.h. wenn seitens der FLC ein Teil der Kosten eines Beleges anerkannt wurde und ein Teilbetrag rückgestellt wurde) die jeweiligen Teilbeträge, die er neuerlich einreichen kann, im Detailbetrag in ROT dargestellt.

Rückgestellte Belege in einer approbierten Abrechnung werden in der Sachkostenübersicht mit gekennzeichnet angezeigt. Zur Belegansicht mit Klick auf Details zur Prüfung.

Der in eine Nachfolge-Abrechnung verschobene Beleg kann bearbeitet und neuerlich eingereicht oder gelöscht werden.

In der Bearbeitung eines wiedervorgelegten rückgestellten Sachkostenbelegs in der Folge-Abrechnung sind die inhaltlichen und monetären Metadaten nicht veränderbar. Es können jedoch für die neuerliche Einreichung

das Projekt

die Folgeabrechnung

das Arbeitspaket

die Kostenart

der Einreichbetrag

bearbeitet werden.

Die Ergänzung eines manuellen Zahlungsnachweis kann beim rückgestellten Beleg nur über die Hochlade-Funktionfür Beleg Dokumente erfolgen.

Für dei neuerliche Einreichung gibt es bei rückgestellten Sachkosten-Belegen die zusätzliche Option, dass diese von der Projektorganisation auf eine spätere nachfolgende Abrechnung verschoben werden kann. Dies erfolgt durch Auswahl in der Auswahlliste Abrechnung.

Zahlungsnachweise

Zu jedem Beleg muss ein Zahlungsnachweis hinterlegt werden. Wenn bei der Auswahl Kontoauszug der Zeilenbetrag höher ist als der Zahlungsbetrag (bei Sammelüberweisungen), kann die Auftragsliste über die einzelne Überweisung als Dokument beim Kontoauszug mit hochgeladen werden. Erfolgt der Zahlungsnachweis nicht über einen hinterlegten Bankkontoauszug, kann auch ein manueller Zahlungsnachweis hochgeladen werden.

Manueller Zahlungsnachweis: Wenn der Zahlungsnachweis nicht über einen Bankkontoauszug erfolgen kann, kann/können Ersatzdokumente hochgeladen werden. Z.B. Bankkontoauszüge werden als Zahlungsnachweis in mehreren Projekten mit Ausschwärzungen verwendet, Ersatznachweise der Stadt Wien. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an die FLC-Stelle.

Dokumente

Hier sind Belegscans und die diversen Nachweisdokumente hochzuladen. Für die Dokumente stehen eine Reihe von Auswahlmöglichkeiten zur Verfügung. Dateinamen und Titel sollten nach Absprache mit der FLC Richtlinien vergeben werden.