Sachkosten

Prüfung

Zum Prüfungseinstieg gelangt man direkt von der Startseite zu einer bearbeitbaren Abrechnung oder über die Projektliste zur Projektverwaltung in den Reiter Berichte.

Es werden sämtliche dem Projekt zugeordnete Berichte mit den unterschiedlichen Status aufgelistet.

Status Abrechnungsbericht:

Ersterfassung: die Projektträger*in erstellt den Bericht

Vollständigkeits- und Prüffähigkeitsprüfung: Erstprüfung der eingereichten Abrechnung

In Überarbeitung nach Erst-Begutachtung: Projektträger*in reicht Unterlagen nach

Vor Prüfphase: Prüfung der nachgereichten Unterlagen auf Prüffähigkeit

Prüfphase: Abrechnung befindet sich in der (Detail)Prüfung auf Belegebene

Stellungnahme Projektträger: Bearbeitung der Nachforderung durch den PT

Finaler externe FLC-Kommentar: ggf. eine externe FLC beauftragt wurde

Finaler FLC-Kommentar: Abschließen der Prüfung

Finale Freigabe: Förderstelle prüft als 4. Auge

Approbiert: der Bericht wurde von der Förderstelle positiv anerkannt

Status Sachbericht und Indikatorenbericht: Die FLC Prüfer*innen haben hier nur Leseberechtigungen

Geplant: die Projektträger*in hat noch nicht mit der Ersterfassung begonnen.

Erstellt: Bericht wurde erstellt und eingereicht

In Begutachtung: der eingereichte Sach- oder Indikatorenbericht wird durch die Förderstelle begutachtet

Approbiert: der Bericht wurde von der Förderstelle positiv anerkannt

Nach Aufruf des gewünschten Berichtes über Bericht anzeigen gelangt man zur Prüfansicht.

Prüfansicht

Prüfansicht Sachkosten

Ausgangspunkt ist die Sachkostenübersicht (Belegliste) mit Beleg- und Prüfstatus-Informationen

Mit Klick auf bearbeiten in der jeweils ausgewählten Belegzeile kommt man in den Belegmodus der jeweiligen Belegdetails. Zur Vermeidung von Daten-Konflikten auf Grund der Bearbeitung eines Belegs durch unterschiedliche Personen, kann ein Popup erscheinen welches nach Klick auf OK ein Weiterbearbeiten ermöglicht.

In den Spalten BS und ZN bedeuten die grün hinterlegten Buchstaben B, dass ein Belegscan hochgeladen wurde und Z, dass ein Zahlungsnachweis hochgeladen wurde.

In der Sachkosten-Überblicksansicht werden auch einige Statusinformationen visualisiert.

Spalte Nachreichung EB(Erstbegutachtung) bzw. Nachreichung Prüfphase
Das rote Kreuz steht für die Feststellung einer Nachforderung von Unterlagen/Informationen in der Erstprüfung bzw. in der Prüfphase und erscheint, wenn in der Detailbearbeitungsansicht das entsprechende Häkchen gesetzt wurde.

Spalte Stellungnahme EB (Erstbegutachtung) bzw. Stellungnahme Prüfphase
Das grüne Häkchen steht für die Nachreichung durch die Projektorganisation und erscheint wenn die Projektorganisation in der Belegdetailansicht das entsprechende Häkchen gesetzt hat.

Spalte Kommentar FLC
Wenn ein Beleg in einer vorherigen Abrechnung freigestellt wurde und dieser in der aktuellen Abrechnung neuerlich eingereicht wurde, wird vom System in dieser Spalte ein grünes Häkchen angezeigt

Spalte übernommen
Wenn ein Beleg in einer vorherigen Abrechnung rückgestellte wurde und dieser in der aktuellen Abrechnung neuerlich eingereicht wurde, wird vom System in dieser Spalte ein grünes Häkchen angezeigt.

Spalte Rückgestellt
Wenn ein Beleg aus der aktuellen Abrechnung zurückgestellt wird (mit Häkchen in der Detailbearbeitungsansicht), erscheint ein grünes Häkchen .

Für Projekte mit mehreren Projektpartner*innen werden die Belge der Partnerorganisationen nach deren Freigabe in die Belegliste der federführenden/einreichenden Organisation übernommen.

Bearbeitungsmodus

Nachstehend ist die gesamte Bearbeitungsansicht für einen einzelnen Sachkosten-Beleg - die Detailinformationen und deren Bearbeitung siehe Prüfablauf. Die Prüfungsbearbeitungsblöcke werden erst in der jeweiligen Prüfphase dazu eingeblendet.

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