EFRE Abrechnung

Alle Phasen im Prüfprozess werden unter der Registerkarte Verlauf dokumentiert (vom System mitgeloggt)

Alle automatisch versandten Verständigungen aus dem System werden unter der Registerkarte Korrespondenz gespeichert. Ebenso werden dort sonstige Nachrichten mit Relevanz für das Projekt geschrieben.

Der neu eingereichte Abrechnungsbericht befindet sich in der Erstprüfung. Der Einstieg erfolgt wie in den Sachkosten bzw. Personalkosten beschrieben und weiter in den Bearbeitungsmodus - Beleg bearbeiten.

Durch Setzen des Häkchens für die Nachforderung an die Projektorganisation im Prüfblock des Detailbelegs wird dies auch in Sach- oder Personalkostenübersicht übernommen.

Nur infolge des Häkchen-Setzens ist es der Projektorganisation möglich, fehlende Dokumente und Inormationen zu einem Beleg nachzureichen. Von der Prüffähigkeitsfeststellung ist dies die einzige Nachforderungsmöglichkeit.

Betreffend der Dokumente gilt:

• Alle Dokumente, die einen Sachkosten- oder Personalkosten Belegbetreffen, wurden beim Beleg hochgeladen.
• Nachweisdokumente für Beauftragungen mit mehreren Eingangsrechnungsbelegen oder Vergabedokumente wurden als Vertragsgrundlagen hochgeladen und sind in der Beleg-Detailansicht anzeigbar.
• Alle sonstigen belegübergreifenden Dokumente wurden unter der Registerkarte Dokumente Projektträger hochgeladen.

Belges-übergeordnete Kommentare zur Abrechnung für die Projektorganisation können unter der Registerkarte Verlauf verfasst werden, auch interne Kommentare die für die Projektorganisation nicht sichtbar sind. Allerdings besteht diese Möglichkeit nur bis zum Abschluss der jeweiligen Phase.

Der Kommentar-Inhalt aus dem Verlauf → Vollständigkeits- und Prüffähigkeitsprüfung wird in die automatische Benachrichtigung über das Ergebnis der Vollständigkeits- und Prüffähigkeitsprüfung an die Projektorganisation übernommen.

Erstbegutachtung abschließen und Rückfrage (Nachforderung) an die Projektträger starten oder dirket weiter zur Prüffähigkeitsfeststellung:

Auswahl 1: Erstbegutachtung wird abgeschlossen. Eine automatische Systemnachricht (inklusive dem Kommentar-Inhalt aus dem Verlauf) darüber wird an die Projektorganisation versandt. (Diese Systemnachricht wird unter der Registerkarte Korrespondenz gespeichert.

Auswahl 2: Direkt zur Vor-Prüfphase - wenn die Unterlagen zur eingereichten Abrechnung im Zuge der Erstbegutachtung bereits vollständig vorliegen und keine Nachforderungen an die Projektorganisation erforderlich ist. Auch in diesem Fall wird das Ergebnis in das Kommentarfeld im Verlauf geschrieben, welches in die automatische Systembenachrichtigung der Projektorganisation übernommen wird.

Danach kann die Prüfung fortgesetzt werden.

In dieser Abrechnung können vorerst keine Eintragungen mehr vorgenommen werden. Ausnahme: Nur die online-Checkliste FLC kann zu jeder Zeit während der Erst-Begutachtungsphase und der Vor-Prüfphase bearbeitet werdende.

In Überarbeitung nach Erst-Begutachtung (durch Projektorganisation)

In der Ansicht der Kopfdaten ändert sich der Status auf in Überarbeitung nach Erstbegutachtung [durch die Projektorganisation]

Alle Belege, bei denen in der Bearbeitungsansicht im Block Erstprüfung bei Bearbeitungsbedarf durch die Projektorganisation ein Haken gesetzt wurde, sind nun für die Projektorganisation wieder bearbeitbar (Dokumente hochlanden und Antwortfeld; die Belegdaten der Ersteinreichung bleiben eingefroren). Während die Projektorganisation die Nachforderungen bearbeitet, ist diese Abrechnung nicht bearbeitbar - mit Ausnahme der Checkliste FLC (Achtung: diese mit OK (zwischen)speichern!).

Wenn die Projektorganisation mit der Überarbeitung fertig ist, wird dies neuerlich eingereicht. Die Verständigung erfolgt mittels einer automatisch versandten Systemnachricht.

Nach Freigabe der Nachreichung durch die Projektorganisation (Benachrichtigung per Systemnachricht) bzw. wenn Projektorganisation Rückmeldung überspringen geklickt wurde, kann die Abrechnung in Hinblick auf die Prüffähigkeitsfeststellung fortgesetzt werden.

Die Detail-Bearbeitungsansicht ist für alle Ürüfschritte die gleiche.

Sachkosten: Belegdetailansicht:

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Personalkosten Detailansicht

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Während beide Phasen der Erst-Begutachtung kann jederzeit in der Online-Checkliste (Registerkarte Checkliste FLC) gearbeitet werdden. Sie enthält den Formal- und den Prüfcheck. Nicht vergessen: Klick auf OK

Wenn alle Fragen beantwortet (und gespeichert) sind, muss die Checkliste online mit Freigeben freigegeben werden.

Für die Feststellung der Prüffähigkeit muss die Checkliste der FLC fertiggestellt und freigegeben sein. Per Klick auf Excel ??Check PDF?? wird das Onlineformular in eine Excel Tabelle umgeandelt.

die unterzeichnete Checkliste wird unter der Registerkarte Dokumente FLC mit neu hochgeladen.

Um die Vor-Prüfühase abzuschließen wrid mit Klick auf den Button Feststellung der Prüffähigkeit in der Funktionsleiste die Prüffähigkeit im System festgesetzt.

Vom System wird eine automatische Benachrichtigung über diesen Umstand und den Beginn der Prüffrist an die Projektorganisation versandt.

Die Checkliste Fortschritt steht ebenfalls als online-Formular zur Verfügung. Es kann während der Erstbegutachtung, in der Vor-Prüfphase oder in der Prüfphase bearbeitet und freigegeben werden. Die Bearbeitung erfolgt wie die Checkliste FLC.

Die Freigabe der Checkliste erfolgt durch Klick auf Freigeben und muss ebenfalls bestätigt werden.

Nach der Freigabe kann das Excel-Formular erzeugt werden. Das unterzeichnete Formular wird unter der Registerkarte Dokumente FLC hochgeladen (siche Checkliste FLC).

Die Belegprüfung im Detail erfolt im schon bekannten Bearbeitungsmodus von Sach- und Personalkosten und unter der Registerkarte Pauschalkosten.

Zusätzliche Filter- und Sortiermöglichkeiten, Auswertungen und Prüfläufe stehen zu einem späteren Zeitpunkt ab Entwicklungsphase 2 zur Verfügung.

Falls für die Feststellung von Prüfergebnissen weitere Unterlagen oder Informationen von der Projektorganisation benötigt werden, kann auch am Ende dieser Phase die Abrechnung zur beschränkten Bearbeitung an die Projektorganisation übergeben werden. Für die Projektorganisation sind jene Sach- oder Personalkostenbelege bearbeitbar, die in der Detailasicht im Block Prüfphase angehakt sind.

Falls für die Prüffeststellung für einen Sach- oder Personalkostenbeleg keine weiteren Dokumente oder Antworten benötigt werden, kann in der Prüfphase der Block Anerkannte Kosten bereits bearbeitet werden. Jedoch ACHTUNG: Die standardmäßige Voreinstellung für den Betrag (B)ist Null/Null%. Sobald Geprüft (A) angehakt wird und im Textfeld Begründung (C) kein Eintrag erfolg, wird nach dem Klick auf OK folgende Meldung angzeigt:

Die anerkannten Kosten liegen unter den eingereichten Kosten. Bitte ergänzen sie eine Begründung

Der anerkannte Betrag wird übrigens erst nach der Approbation der Abrechnung bie der Projektorganisation angezeigt.

Beleg-übergeordnete Kommentare zur Abrechnung können unter der REgisterkarte Verlauf - analog zur Erstbegutachtung/Vorprüfphase verfasst werden, auch interen Kommentare die für die Projektorganisation nicht sichtbar sind.

übergabe der Abrechnung an die Projektorganisation zur Stellungnahme und Nachreichunt von alllfälligen Unterlagen:

Danach wird eine automatische Verständigung an die Projektorganisation versendet. Alle Belege, in denen in der Bearbeitungsansicht im Block Prüfphase bei Bearbeitungsbedarf durch den Projektträger ein Haken gesetzt wurde, ist dadurch für die Projektorganisation wieder bearbeitbar (Dokumente hochladen und Antwortfeld).

Während der Stellungnahme durch die Projektorganisation ist die FLC-Bearbeitung der Abrechnung nicht möglich.

Wie schon nach der Erstbegutachtung kann auch in der Detailprüfung der Fall aufterten, dass keine Rückfragen und Nachforderungen an die Projektorganisation notwendig sind. Dann kann NACH der übergabe der Abrechnung an die Projektorganisation in der Funktionslieste auf Bearbeitung durch PT beenden geklickt werden.

In der Ansicht der Kopfdaten ändert sich der Status auf Stellungnahme PT Die Abrechnung ist die FLC in dieser Phase nicht bearbeitbar.

Die Projektorganisation überarbeitet die Nachforderungen, in dem in den markierten Schkosten- oder Personenbelegen zusätzliche Dokumente hochgeladen und Fragen im Prüfblock beantwortet werden können. Beleg-übergeordnete Dokumente können unter der Registerkarte Dokumente FLC hochgeladen werden. Beleg-übergenordnete Kommentare können im Verlauf eingetragen werden. Wenn die Projektorganisation mit der Überarbeitung fertis ist, reicht diese neuerlich ein. Eine Verständigung erfolgt mittels einer automitschen Systemnachricht.

Finaler FLC Kommentar - Prüfabschluss

Nach neuerlicher Freigabe/Einreichung der Abrechnung mit den Stellungnahmen zu den Rückfragen durch die Projektorganisation kann die Detail-/Belegprüfung fortgesetzt werden.

Die von der Projektorganisation bearbeiteten Belege sin der Sachkosten- und in der Personalkostenübersicht wie schon beschrieben markiert.

Finales Prüfergenis auf Belegebne (Sach- und Personalksoten

Die Ergebniseingaben für Sachkosten und Personalkosten erfolgen in der Detail-Beleg-Ansischt. - konkret in den Blöcken: Anerkannte Kosten (inklusive Rückstllungsobtionen for Sachkosten), Dokumente FLC und optoional finaler Kommentar.

Zusätzlich zur formalen Begründung für die Projektorganisation ist auch die Möglichkeit für einen FLC-internen Kommentar vorgesehen.

Unter Dokumente FLC können die Nebendokumente zur Prüfung hochgeladen werden mit oder ohne Sichtbarkeit für die Projektorganisation.

Bei Teianerkenntnis der Kosten kann der Beleg ebenfalls (mit Differenzbetrag) rückgestellt werden. Rückgestelle Belege kann die Projektorganistion bei der oder einer der nachfolgenden Abrechnung erneut einreichen.

Eingetragene Ergebnisse scheinen in der Sachkosten- und in der Personalkostenübersicht auf. Das Prüfergebnis ist für die Projektorganistaion erst nach der Approbation der Abrechnung sichtbar!

Pauschalkorrektur

Niederschlag in der Kostenübersicht (Soll-Ist-Vergleich):

Kostenübersicht/Soll-Ist-Vergleich

Im Falle von Partnerprojekten werden jeweils die Gesamtausgaben und die eingereichten und förderbaren Kosten jedes Partners angezeigt.

Metadaten zur Prüfphase

In der oberen Funktionsleiste sind die Word-Vorlagen für die Prüfberichte und das Zertifizierungsdokument downloadbar, welche mit den vorhandenen Daten bereits vorasgefüllt sind. Der fertig bearbeitete unt unterzeichnete Prüfbericht wird unter der Registerkarte Dokumente FLC hochgeladen.

Die Förderstelle prüft asl 4. Auge die zertifizierte Abrechnung und führt schlussendlich die finale Freigaben an Atmos durch.

Falls Korrekturbedarf besteht, kann die Förderstelle die Abrechnung an die FLC zurückstellen Rückstellung an FLC.

Verlauf:

Die Abrechnung ist dann im Status: in Begutachtung FLC und kann Korrekturen in der Prüffeststllung oder Metadaten durchführen, den bisheringen Prüfbericht für ungültig erklären und einen neuen Prüfbericht hochladen. Danach erfolgt nochmals Prüfberichtm freischalten.