EFRE Abrechnung

Möglichkeit zum Download des ursprünglichen Kofinanzierungsvertrages

Möglichkeit zum Download der einzelnen Änderungsvertragsdokumente. Diese Registerkarte wird erst eingeblendet sobald ein Änderungsantrag vorhanden ist.

Ergänzung später

Änderungen von Organisations- und Projektdaten in einem genehmigten laufenden Projekt werden mittels eines Änderungsantrages durchgeführt. Ein Änderungsantrag muss/kann zu nachfolgenden Kategorien gestellt werden.

Es kann immer nur ein Antrag mit einer Änderungsnotwendigkeit gestartet werden und es können zeitgleich nicht mehrere Änderungsanträge gestartet werden. Ein Änderungsantrag muss zuerst abgearbeitet und abgeschlossen werden, ehe der nächste gestartet werden kann.

• Änderung der Projektlaufzeit
• Änderung des Projektinhaltes
• Änderung der Projektpartnerschaft
• Budgetänderungen
• Änderung des Arbeitspaketes
• Änderung der Rechtsform
• Sonstige (z.B. Lohnnebenkostensätze, Hochladen zusätzlicher Dokumente)
• Änderung nach Endabrechnung
• NULL-Setzung der förderbaren Kosten (Projektstorno)
• Änderung des Vorstuerstatus

Sonstige Finanzierungen (die nicht der Genehmigung durch die Förderstelle unterliegen) können im Zuge eines Änderungsantrages - nur auf Initiative der begünstigten Organisation - von der Förderstelle im Bereich Antrag neu hinzugefügt bzw. bearbeitet werden.

Im aktuellen Softwarestand wird für das Hinzufügen eines neuen Berichtstermines kein Änderungsantrag in FPAK benötigt.

Ein Änderungsantrag kann durch die Förderstelle, die FLC und durch die Projektorganisation initiiert werden.

Bei Einreichung eines Änderungsantrages durch die Projektorganisation wird vom System einen automatische Nachricht versendet. Der eingereichte Änderungsantrag wird in der Projektverwaltung und der Registerkarte Änderungsverlauf samt eventueller Anlagen angezeigt. Es ist möglich den Antrag abzulehnen Änderungsantrag ablehnen oder die Bearbeitung mit Änderungsantrag starten zu beginnen.

Die Bearbeitung eines Änderungsantrages erfolgt immer in den gleichen Schritten. Nach klick auf Änderungsantrag starten wird eine Maske angezeigt, in der man auswählen kann, ob die vorgesehene automatische Benachrichtigung der Projektorganisation gesendet werden soll. Nach dem Start sind die Antragsdaten änderbar.

Danach wechselt man zur Antragsverwaltung und gibt die Änderungen in der entsprechenden Registerkarte ein.

Spezialfall: Pauschalgemeinkosten zwei Varianten - Änderung: Wechsel der Variante (im besonderen Anlassfall; die Verfügbarkeit einer zweiten Variante muss in der Fördermaßnahme zugelassen sein.)

Vorgangsweise bei Änderung von Organisationsstammdaten: (Start der Änderung durch die FS oder den PT)

• Durchführung der Änderung in den Stammdaten → Masterorganisation durch die FPAK-Admins
• In der Antragsverwaltung → Kooperationspartner/Projektträger → Stammdaten aktualisieren durch die FS (abhängig von der Rollenberechtigung). Damit werden die in den Stammdaten geänderten Organisationsdaten in der Antragsverwaltung übernommen.

Nach Eingabe der beantragten Änderungen erfolgt der Schritt Zur Vertragserrichtung freigeben. Fpr das Abschließen eines Änderungsantrages wird das ZwiSt-Recht „Vertragswesen Freigabe“ (VeWe1) benötigt.

Die automatische Benachrichtigung wird in einem laufenden Projekt sowohl in der Antragsverwaltung wie auch in der Projektverwaltung → Korrespondenz gespeichert.

In der Antragsverwaltung → Verträge wurde vom System eine neue Unterregisterkarte für den aktuellen Änderungsantrag angelegt, in der

• Änderung der Kofinanzierungszusage (wird verwendet wenn die Änderung durch die Förderorganisation beantragt wurde)
• Berichtigung der Kofinanzierungszusage (wird verwendet wenn der Änderungsantrag durch die Förderstelle initiiert wurde)
• Checkliste Fördervertragsänderung
• Dokument hochladen

Vor dem Abschluss des Änderungsantrags werden mit Klick auf Atmos Prüfung die Inhalte des Änderungsantrags geprüft, ob die für ATMOS notwendigen Eingaben getätigt wurden.

Rückmeldungen bei Fehlen von Dateneingaben oder dem Vertragsdokument - erst nach Ergänzung der fehlenden Inhalte kann der Änderungsantrag abgeschlossen werden.

Als letzter Schritt wird der Änderungsantrag abgeschlossen.

Auch Darüber wird eine automatische Benachrichtigung mit der Abwahloption versandt, welche in der Registerkarte Korrespondenz (sowohl in der Antrags- als auch in der Projektverwaltung) gespeichert wird. Mit Änderungsantrag abschließen werden nach Beendigung die geänderten Antrags- bzw. Projektdaten an ATMOS übermittelt.

Im laufenden Projekt kann Prozentsatz kann im Zuge eines speziellen Typs von Änderungsantrag jederzeit - (nur) durch den FPAK Admin - initiiert und geändert werden. Die weiterführende Abwicklung erfolgt – wie gehabt- durch die Förderstelle. Im Zuge dieses ÄA darf nur der Prozentsatz (=Auswahl der Kostenart) geändert werden- sofern dies im Call so festgelegt wurde. Im Gegensatz zu allen anderen Änderungsanträgen darf dieser ÄA auch während einer laufenden Abrechnung erfolgen. Der neue Satz kommt dann für alle Abrechnungen zur Anwendung, die noch nicht approbiert sind. Mit Abschluss des ÄAs wird der neue %-Satz zur Anwendung gebracht. Beereits genehmigte andere Potentiell andere Prozentsätze müssen im jeweils aktuellen Genehmigungsdatensatz berücksichtigt bleiben, wenn dieser Teil von approbierten Abrechnungen war. (ATMOS akzeptiert nicht die Nullsetzung von Kostenarten, die im Zuge einer Abrechnung schon einmal approbiert wurden)

Nach Finalisierung des Änderungsantrags werden alle Abrechnungen im Status „Ersterfassung“ aktualisiert.

Bei allen Abrechnungen, die eingereicht aber noch nicht approbiert wurden, wird der Prozentsatz für die Berechnung der genehmigten Werte angepasst. Dies erfolgt unabhängig davon, in welchem Detail-Status die Abrechnung sich befindet. Die eingereichten Werte werden unveränderlich gespeichert.

Auch der beantragte Prozentsatz bleibt gespeichert.

Die Änderungen schlagen sich u.a. nieder bei:

• Projektkosten
• Soll-Ist-Vergleich
• PDF/Excel Dokumente
• Registerkarte Pauschalkosten
• Summendarstellung im Header
• Schnittstelle nach Atmos